Większość organizacji w swojej działalności wykorzystuje środki trwałe. Pod pojęciem środków trwałych rozumieć się będzie „rzeczy”, takie jak maszyny, generatory, budynki, samochody lub komputery. Istnieje wiele powodów, dla których organizacja może podjąć decyzję o wymianie środka trwałego:
- zmiany w prawie lub przepisach,
- zmiany wymagań roboczych, gdy na przykład rynek domaga się innego produktu lub zwiększenia gamy produktów,
- chęć skorzystania z nowej technologii,
- dalsza nieprzydatność środka trwałego do użycia.
Okresowo, w toku procesu znormalizowanego podejmowania decyzji o inwestycjach w środki trwałe na kolejny okres od roku do dziesięciu lat, powinno się uwzględnić wszystkie te aspekty.
Rzadko można wskazać moment, w którym środek trwały przestaje być przydatny do użycia, jeśli został już zaprojektowany i wdrożony. Niezmiennie będzie to zależne od poziomu istotności, warunków roboczych oraz warunków środowiskowych. W związku z tym występuje bardzo duża rozbieżność w okresie użytkowania środka trwałego, nawet między środkami tego samego typu w obrębie jednej firmy.
Właściciele środków trwałych powinni okresowo oceniać pozostały okres użytkowania (RUL – ang. Remaining Useful Time) swoich środków. Stan środka trwałego zaczyna się pogarszać, gdy ten się starzeje. Istnieją dwie główne przyczyny, z powodu których organizacja musi dokonać wymiany środka trwałego, którego stan uległ pogorszeniu:
- koszty robocze, takie jak koszty konserwacji lub energii, wzrastają do poziomu, gdy rozwiązaniem lepszym z ekonomicznego punktu widzenia jest zainwestowanie w nowy środek trwały,
- ryzyko wystąpienia awarii krytycznej wzrasta do poziomu, w którym użytkowanie środka trwałego staje się niedopuszczalne.
Są to dwie różne przyczyny, które należy przeanalizować na dwa różne sposoby.
Aby poprawnie przeanalizować koszty i ocenić, czy wymiana jest rozsądnym wyborem z ekonomicznego punktu widzenia, konieczny jest wgląd w przeszłe i bieżące koszty związane ze środkiem trwałym oraz ocena wieku i stanu takiego środka. Takie informacje są zapisywane w rejestrze środków trwałych. Na podstawie kosztów przeszłych i bieżących można z dosyć wysoką dokładnością ocenić koszty przyszłe. Po uzyskaniu takiej informacji można obliczyć optymalny moment wymiany.
Jednak dysponując wyłącznie danymi z przeszłości, nie można ocenić, czy ryzyko związane z dalszym użytkowaniem środka trwałego jest na dopuszczalnym poziomie. Niektóre awarie krytyczne mogą mieć tak poważne skutki, że organizacja powinna ich unikać za wszelką cenę. Oznacza to, że trendy z przeszłości są niedostępne (i nie powinny być dostępne). Do oczywistych przykładów należy ryzyko wybuchu lub ryzyko wycieku z systemu prowadzące do poważnego zanieczyszczenia środowiska lub zagrożenia życia ludzkiego.
Zastosowanie wskazanych w artykule podejść pozwoli ocenić, czy ryzyka te wzrastają z czasem, czy nadal są na poziomie do przyjęcia. Pierwsza metoda nosi nazwę rangowania wagi (ang. Criticality Ranking) i służy do oznaczania, które środki trwałe mogą ulec niedopuszczalnym awariom. Po przeprowadzaniu rangowania wykorzystuje się analizę przyczyn i skutków awarii (FMEA – ang. Failure Mode and Effect Analysis) w celu oceny przyczyn, które mogłyby doprowadzić do takich awarii. W celu ograniczenia takiego ryzyka i oceny konieczności wymiany środka trwałego można zastosować środki zaradcze i programy kontrolne.
